Controllo Duplicati tramite Partita IVA europea
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Controllo Duplicati tramite Partita IVA europea

È facile prendersi cura dei propri dati, quando il sistema è gestito da pochi Utenti; ma quando tale numero aumenta o si comincia a strutturare una gerarchia aziendale, diventa importante non perdere il controllo delle informazioni inserite e quindi evitare “i doppioni”.

Una delle preoccupazioni maggiori quando si tratta di tenere pulita l’anagrafica, composta dalle aziende potenziali e da quelle che sono clienti effettivi, consiste nel verificare se l’inserimento che l’Utente sta effettuando, creerà un duplicato o meno.

  • In Italia si effettua un controllo per Partita IVA o codice fiscale;
  • nei paesi francofoni come Lussemburgo o Francia: TVA;
  • in Germania: MwSt./USt;
  • nei paesi anglofoni come Malta, Irlanda, Regno Unito: VAT.

Il sistema SuiteCRM, grazie al meccanismo presente fin dalle versioni Community di SugarCRM, è perfettamente in grado, se opportunamente configurato, di segnalare la presenza di duplicati all’interno del sistema CRM, proponendo l’eventuale fusione delle informazioni.

Si tratta di un’operazione che, ad esempio, gli utenti di dispositivi basati su iOS, sono abituati ad effettuare nel proprio iPhone: Rubrica > seleziona Contatto > Modifica > “collega contatti…”

Per quanto riguarda i paesi dell’Unione Europea, è presente un sistema comunitario per il controllo della validità di una partita IVA: il VIES.

Bandiera dell'Unione Europea

Lion Solution, dato che SuiteCRM è un sistema OpenSource, ha sviluppato un’integrazione che agevola questo tipo di attività; permette in fase di inserimento di un’Azienda di scegliere se si desidera realizzare una creazione manuale o automatica:

Inserimento Manuale

L’Utente può inserire liberamente la P.IVA senza controlli:

Inserimento Partita Iva

e beneficia di un supporto per la selezione di NazioneRegioneProvincia (Dipartimento in Francia, Circondario in Germania) e Comune (Città):

Selezione di Nazione, Regione, Provincia e Comune

È possibile implementare ulteriormente questo meccanismo aggiungendo anche la Macro Area, facendola dipendere dalla selezione della Nazione operata dall’Utente:

Aggiungere la Macro Area

Inserimento Automatico

In caso di Controllo Automatico della P.IVA lUtente può selezionare la sigla della Nazione di appartenenza, ove è locata la sede legale quindi il campo PIVA Nazionale è modificato automaticamente per ricevere un numero di caratteri appropriato; l’Utente può conseguentemente  inserire la Partita IVA (TVA o VAT,…) nazionale.

Se il sistema riconosce la validità della P.IVA inserita, popola il campo Nome con l’esatta denominazione della società:

Esatta denominazione della Società

e il campo indirizzo è destrutturato nei campi testo presenti nella visualizzazione di modifica:

Indirizzo di Fatturazione

Grazie a questa duplice funzionalità è possibile ottimizzare la base di dati su cui si fonda il proprio sistema CRM.

Da un lato l’Utente è aiutato ad inserire informazioni prive di errori, dall’altro il sistema sviluppato da Lion Solution evidenzia quali aziende sono state inserite attraverso il caricamento automatico  e quali in modo manuale:

Controllo P. Iva

inoltre impedisce in base al controllo sulla Partita IVA che qualsiasi Utente abilitato a tale funzione, possa introdurre un’azienda preesistente; questo risulta essere particolarmente utile nel caso si desideri monitorare tramite il CRM l’attività di agenti commerciali esterni o di partner.