Integrazione WordPress – CRM

Un nuovo Progetto è nato in casa Lion Solution: Software per Agenzia per il Lavoro e Gestione Collocazione.
Lo sviluppo è stato richiesto da EAP Fedarcom Srl, Ente di Addestramento Professionale, leader in Sicilia e accreditato presso i Ministeri della Giustizia e della Salute.

Se la propria impresa deve seguire pratiche o progetti che prevedono la stessa sequenza di attività, una soluzione c’è. Ed è basata sulla potente piattaforma SuiteCRM / SugarCRM.
Lo sviluppo è consistito nell’integrazione fra il sito web di EAP Fedarcom in WordPress ed il proprio CRM:

Entrambe le piattaforme sono Open Source, il che ha facilitato notevolmente il funzionamento sincrono delle applicazioni. Il CRM utilizzato è, infatti, uno sviluppo personalizzato di SuiteCRM, una potente evoluzione del più noto SugarCRM.
Non solo, sono stati introdotti anche diversi meccanismi di automazione per moltiplicare il risultato delle azioni delle risorse umane impiegate e ridurre tempi o possibili errori.
La realizzazione del progetto ha previsto:

• una fase iniziale di analisi delle esigenze del cliente,
• la determinazione degli obiettivi da portare a termine,
• lo studio di come passare dalla gestione attuale a quella futura.

1. Gerarchie: inserire l’organigramma aziendale con i dovuti privilegi di accesso a seconda del ruolo
2. Documenti: condividere tutti i documenti tra i soggetti che hanno accesso al CRM
3. Collaboratori: gestire i collaboratori assegnando loro compiti, comunicando e monitorando gli obiettivi raggiunti
4. Facebook: far confluire nel CRM tutti i contatti provenienti dalla pagina Facebook aziendale
5. Mailchimp: far partire dal CRM campagne di mail marketing sulle attività svolte
6. Calendario: gestione di un calendario condiviso;
7. Gestione tirocini: gestire i tirocini di inserimento lavorativo sul CRM
8. Sito Web: permettere che le informazioni inserite nel modulo di contatto del sito web siano inserite automaticamente nel CRM
9. Monitoraggio dei costi e dei ricavi per singola attività

Sono state implementate, inoltre, una serie di automazioni, quali:

• Definizione Modello Standard da replicare
• Workflow Allegati
• Creazione PDF dinamici

È stato creato un Modello con 16 fasi di pratica, in modo tale che potesse essere riprodotta una nuova Pratica con tutte le fasi e sotto-fasi previste: tutto questo con pochi click.

In questo modo, ogni volta che un utente desidera creare una nuova pratica vuota, il sistema ne crea automaticamente una con già 16 fasi di pratica suddivise in base all’utente assegnato (modificabile).

Oltre a ciò, è possibile realizzare dei Workflow che scattino in occasione dei cambiamenti di “Stato” delle singole fasi e che inviino email o creino o modifichino altri record (appuntamenti, compiti, telefonate,..)

Sono state implementate 4 automazioni legate al caricamento di allegati:

In base al nome del file caricato, è automaticamente selezionata la voce corrispondente nella pratica in oggetto, semplificando l’attività di controllo da parte di coloro che devono coordinare la pratica stessa.

È stato consentito stampare in PDF delle pratiche con Campi i cui valori fossero impostati dinamicamente dal sistema:

È sufficiente selezionare la Pratica:

inserire tutte le informazioni relative a RSPP, Titolare, Tirocinante, Tutor, Medico; completare con le informazioni relative al Tirocinio e infine, dal menu a tendina che appare cliccando a fianco del tasto “modifica” in visualizzazione di dettaglio, selezionare “Stampa PDF”:

A questo punto, il sistema propone un Modello (Template PDF) per predisporre le informazioni inserite secondo l’aspetto grafico desiderato:

Nella cartella predefinita per i download del browser, è salvato quindi il PDF realizzato:

I Template PDF possono essere gestiti da:

In seguito EAP Fedarcom ha dato mandato a Lion Solution di implementare delle nuove funzionalità per gestire l’attività di Collocazione all’interno del sistema preesistente.

Sono state create delle Dashlet grafiche (Report) in Homepage che riprendono i valori inseriti come opportunità commerciali:

È stata realizzata una Landing Page personalizzata, inserita nel codice del sito web, capace di creare automaticamente un Lead per ogni Potenziale da collocare, ovvero per ogni utente che richiedesse di essere registrato allegando un proprio Curriculum Vitae.

Di seguito è descritto il flusso esecutivo che si svolge in corrispondenza delle interazioni fra un utente (Potenziale da collocare), il sito web e EAP Fedarcom:
1) una persona in cerca di collocazione (Lead) inserisce i propri dati ed il proprio CV nella form integrata nel sito web: http://www.eapfedarcom.it/inviaci-i-tuoi-dati.html

2) automaticamente si crea un Lead nel CRM

3) possono essere inviate automaticamente dal CRM delle email ad un gruppo di utenti per segnalare la cosa, inoltre gli utenti in Home Page possono avere una Dashlet con tutti i Lead in stato “Nuovo”
4) il Lead viene contattato da EAP
5) il Lead accetta di essere collocato da EAP
EAP, verifica i dati e modifica il Lead in stato = Firmato

e il sistema crea automaticamente una nuova Opportunità con data di chiusura stimata = oggi+4 mesi

6) Giunti a questo punto, l’azienda si trova a poter scegliere tra diverse alternative:

• Caricare allegati relativi all’Opportunità
• Modificare la Fase dell’Opportunità
• Localizzare la stessa
• Verificare l’andamento delle Opportunità con le Dashlet in Home Page
• Stampare PDF per il Lead Generando Lettere nel modulo Lead
• Collegare una Pratica / un Progetto all’Opportunità.
• Impostare dei Promemoria per la scadenza dell’Opportunità.

7) Quando EAP individua l’Azienda Effettiva, converte il Lead in Contatto e chiude l’Opportunità.

Grazie all’intervento di Lion Solution, EAP Fedarcom ha potuto svolgere l’attività di Agenzia per il Lavoro risparmiando tempo e risorse importanti; il sito web è più produttivo e tutto lo studio, effettuato in precedenza, sulle procedure interne, ha potuto produrre i frutti attesi.