Progetto Layer CRM Mobile. Da DB2 all'App Mobile.

Portare sullo smartphone le informazioni commerciali custodite in un gestionale IBM i con database DB2: è stato l’obiettivo del progetto Layer CRM Mobile, sviluppato da Lion Solution per una realtà manifatturiera, qui presentata in forma anonima come una S.p.A. lombarda.

Il punto di partenza è stato un patrimonio informativo già ricco: clienti, offerte, ordini, lavorazioni e storico delle relazioni. La necessità è stata renderlo accessibile alla forza vendita durante le visite, con un’interfaccia pensata per chi lavorava fuori ufficio.

La soluzione proposta ha previsto l’affiancamento al sistema esistente di SuiteCRM 8 e dell’app nativa QuickCRM. Il gestionale ha mantenuto il proprio ruolo centrale; il nuovo livello applicativo ha collegato i dati aziendali alle attività sul campo, con l’obiettivo di migliorare l’esperienza degli agenti e alleggerire il lavoro del back office.

Nel manifatturiero, i sistemi informativi riflettono anni di esperienza operativa. Il gestionale di questa impresa era fortemente personalizzato e operava su IBM i, nell’ecosistema comunemente indicato come AS/400, con database DB2. Al suo fianco era presente un CRM custom, già integrato con l’ERP, che gestiva offerte, ordini e informazioni sulla situazione del cliente.

La richiesta è nata da esigenze molto concrete. Durante una visita, il commerciale doveva consultare un’offerta, verificare lo stato di una lavorazione, recuperare un documento o ricostruire quanto concordato nel precedente incontro. L’informazione esisteva già: doveva diventare più semplice raggiungerla dal telefono.

Il progetto ha quindi valorizzato l’investimento applicativo esistente. ERP e CRM custom sono rimasti parte dell’architettura, mentre un livello dedicato alla mobilità ha reso disponibili i dati necessari agli agenti. Questa impostazione ha permesso di concentrare le personalizzazioni sui processi realmente utili alla forza vendita.

La proposta ha assegnato a SuiteCRM 8 il ruolo di collegamento tra i sistemi aziendali e l’applicazione mobile. Il perimetro ha compreso la replica dei campi necessari, la mappatura dei dati, la configurazione delle relazioni e la preparazione di schermate coerenti con il lavoro commerciale.

QuickCRM ha costituito l’interfaccia per smartphone e tablet. Sono state previste viste semplificate, campi rilevanti e flussi operativi adattati alla forza vendita, così che l’utente potesse concentrarsi sulle informazioni utili durante la visita.

Le specifiche iniziali avevano ipotizzato una PWA con consultazione online tramite API, senza replica dei dati. La proposta successiva ha introdotto invece SuiteCRM e un’app nativa, includendo tra gli obiettivi anche l’operatività offline. Si è trattato di un’evoluzione dell’architettura: il lavoro senza connessione ha richiesto di definire quali dati rendere disponibili sul dispositivo e come riallineare le informazioni.

La disponibilità offline è stata quindi progettata in relazione ai moduli, ai documenti e alle operazioni richieste. Quando è mancata la rete, il riferimento è stato costituito dai dati precedentemente sincronizzati; gli aggiornamenti provenienti dal gestionale hanno richiesto il ripristino della connessione.

Il cuore tecnico è stato una integrazione bidirezionale controllata. I dati hanno raggiunto il livello mobile attraverso i web service messi a disposizione dal cliente e il codice di integrazione lato SuiteCRM. Il percorso previsto ha mantenuto una distinzione chiara fra i sistemi che producevano le informazioni e quelli che le rendevano consultabili.

• Dal sistema AS/400 verso SuiteCRM: offerte, ordini e aggiornamenti compresi nella mappatura concordata.
• Da SuiteCRM verso AS/400: l’esito del meeting, secondo il perimetro definito nella proposta.
• Fra SuiteCRM e QuickCRM: accesso mobile ai dati e gestione delle attività previste per gli utenti abilitati.

Il gestionale è rimasto il sistema di riferimento per ordini e documenti. La presenza di un flusso di ritorno non ha implicato la possibilità di modificare liberamente dall’app qualunque dato dell’ERP: le scritture sono rimaste circoscritte alle operazioni concordate.

La stima tecnica ha considerato una sincronizzazione schedulata con intervallo di riferimento di un minuto, insieme alla gestione di log e conflitti. Si è trattato di un parametro progettuale da verificare con i servizi disponibili e i volumi effettivi. L’aggiornamento sul telefono è dipeso inoltre dalla connessione e dalla sincronizzazione dell’app.

La qualità del collegamento si è misurata anche nella capacità di individuare un errore, verificare la coerenza dei dati e ricostruire un’anomalia. Per questo scheduler, tracciamento e validazione dell’integrazione hanno fatto parte del lavoro tecnico previsto.

Le specifiche funzionali hanno descritto un’esperienza organizzata intorno alle domande che un agente affrontava ogni giorno. La home page ha offerto il punto di accesso alle aree operative; la ricerca del cliente ha condotto alle informazioni necessarie per preparare e gestire l’incontro.

Offerte e documenti. Il requisito ha previsto elenchi filtrabili e ordinabili, accesso al dettaglio, indicatori dello stato dell’offerta e del riesame, oltre alla consultazione di allegati come PDF e disegni tecnici.

Ordini e avanzamento delle lavorazioni. La vista richiesta ha esposto le informazioni sul materiale in lavorazione, con filtri per cliente, data e stato. L’obiettivo è stato consentire al commerciale di rispondere con maggiore autonomia alle domande sull’avanzamento degli ordini.

Situazione economica e storico cliente. Tra i requisiti sono rientrati ordinato, fatture provvisorie e fatture per il periodo selezionato, con accesso ai dettagli. La scheda cliente ha compreso anagrafica, referenti, storico delle visite, non conformità, annotazioni commerciali, scontistica e fatturato degli ultimi tre anni.

Riattivazione e materiali per gli agenti. È stata richiesta una vista dei clienti inattivi, individuati secondo le regole aziendali, con invio di una richiesta di assegnazione al responsabile. Un’area informativa ha raccolto inoltre listini, procedure, presentazioni e comunicazioni interne.

Raccolta delle informazioni dopo la visita. Le specifiche hanno previsto l’aggiunta di note con data e autore, oltre a un meccanismo di dettatura per velocizzare l’inserimento. La trascrizione vocale è stata un requisito funzionale da definire nell’implementazione; il flusso di ritorno verso il gestionale è rimasto limitato all’esito meeting previsto dal progetto.

Queste esigenze hanno guidato la configurazione e le personalizzazioni. La loro disponibilità concreta ha richiesto la corrispondente mappatura dei dati, i servizi di integrazione e la validazione del perimetro funzionale.

Il contributo di Lion Solution ha compreso progettazione tecnica, configurazione e personalizzazione di SuiteCRM 8, integrazione con AS/400 e adattamento di QuickCRM. Il piano ha incluso anche coordinamento tecnico, gestione dei rilasci e supervisione dell’architettura applicativa.

L’implementazione proposta ha previsto un’architettura on premise, in un ambiente fornito dall’impresa. La configurazione applicativa è stata affiancata dalla predisposizione degli scheduler e dei servizi necessari al funzionamento del CRM. Le responsabilità sulla manutenzione dell’infrastruttura sono rimaste definite separatamente.

Prima dell’avviamento, il percorso ha previsto test funzionali, verifiche dell’integrazione, controllo della coerenza dei dati e supporto agli User Acceptance Test: le prove con cui gli utenti hanno verificato la soluzione rispetto alle proprie attività. Ambiente di staging e preparazione della produzione hanno accompagnato questa fase.

La proposta ha distinto il presidio tecnico di Lion Solution dalle attività consulenziali e di governance del partner di progetto, dedicate all’analisi dei processi e all’allineamento tra direzione, IT e area commerciale.

Il percorso ha previsto inoltre opzioni di formazione per utenti e amministratori e il servizio di Application Management, con manutenzione correttiva delle personalizzazioni, verifica dei flussi, monitoraggio tecnico e supporto operativo secondo il perimetro concordato. La continuità dell’integrazione ha rappresentato una parte del valore atteso della soluzione nel tempo.

Il progetto ha collegato le esigenze della forza vendita a interventi tecnici circoscritti. La tabella ha riassunto i benefici attesi dall’architettura proposta.

Il caso ha raccontato l’impostazione progettuale e il valore operativo perseguito. La documentazione disponibile ha descritto requisiti e servizi proposti: i benefici indicati hanno rappresentato obiettivi del progetto e non misurazioni di risultati successivi al go-live.

Il progetto ha richiesto di sostituire il gestionale o il CRM esistente?

No. La proposta ha previsto l’affiancamento di SuiteCRM 8 e QuickCRM al gestionale e al CRM custom esistenti. Il gestionale ha mantenuto il ruolo di sistema di riferimento per ordini e documenti.

Come sono arrivati i dati DB2 all’app mobile?

Il percorso previsto ha utilizzato i web service del sistema aziendale, l’integrazione lato SuiteCRM e l’accesso tramite QuickCRM. I campi necessari sono stati mappati e sincronizzati secondo le regole concordate.

Quali dati sono stati riscritti nel sistema AS/400?

La proposta ha limitato il flusso da SuiteCRM verso AS/400 all’esito del meeting. Offerte, ordini e aggiornamenti hanno seguito il flusso dal sistema aziendale verso SuiteCRM.

È stato previsto l’utilizzo senza connessione?

Sì, l’operatività offline è stata un obiettivo della proposta con QuickCRM. Dati, documenti e operazioni disponibili offline hanno dovuto essere definiti e configurati. Gli aggiornamenti dal gestionale hanno richiesto connessione e sincronizzazione.

Il progetto ha compreso la dettatura delle note?

Le specifiche iniziali hanno richiesto un meccanismo speech-to-text per l’inserimento rapido delle note. È stato un requisito da definire e validare nell’implementazione.

Come sono stati gestiti avviamento e manutenzione?

La proposta ha previsto test funzionali e di integrazione, supporto alle prove di accettazione degli utenti e accompagnamento al go-live. Sono inoltre stati previsti servizi di formazione e Application Management secondo il perimetro concordato.

Il progetto Layer CRM Mobile ha affrontato una necessità comune a molte imprese manifatturiere: rendere disponibili alla forza vendita le informazioni accumulate in anni di utilizzo del gestionale.

Da DB2 all’app mobile ha significato costruire un percorso coerente fra dati aziendali, integrazione e persone. SuiteCRM ha offerto il livello applicativo da personalizzare; QuickCRM ha portato l’esperienza sul dispositivo dell’agente; la progettazione dei flussi ha mantenuto chiaro il ruolo del gestionale.

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